O eSocial foi responsável por mudanças significativas no trabalho dos profissionais de RH. Foi necessário uma transformação tanto na forma de trabalhar quanto na própria infraestrutura dos sistemas de recursos humanos, que precisam se integrar com o novo sistema governamental.
Lidar com a legislação trabalhista sempre foi visto como um trabalho complexo, principalmente porque era necessário lidar com órgãos distintos, sem centralização. O eSocial traz essa unificação de dados e também o desafio de mudar a rotina de trabalho do setor de RH, sendo que essa adaptação deverá ser feita de forma transitória.
Para ajudar a entender melhor essa transição é que fizemos este post. Nele, você entenderá as principais mudanças na rotina do RH com o advento dessa nova ferramenta. Confira!
Quais são as principais mudanças na legislação promovidas pelo eSocial?
O eSocial unifica toda a burocracia relacionada a informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, por parte das corporações e órgãos governamentais, ou seja, ele padroniza e otimiza o envio de informações. Todos os dados passaram a ser parte de um cadastro único, que tem como premissa a facilitação do cumprimento de uma série de obrigações legais, tornando mais transparente a situação da empresa perante o governo, evitando fraudes.
Unificação para facilitar o acesso
O eSocial traz consigo a simplificação e unificação de documentos que antes eram recolhidos de forma independente. Entre os principais estão:
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RAIS — Relação Anual de Informações Sociais;
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GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS;
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CAT — Comunicado de Acidente de Trabalho;
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DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
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PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário;
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Comunicação do Seguro-Desemprego.
Por ser um registro unificado, essas informações só precisarão ser informadas uma vez, garantindo mais segurança no armazenamento, flexibilidade e um acesso direto por parte dos órgãos competentes.
O eSocial entrou em vigor em janeiro deste ano, e os registros serão divididos em 3 etapas para que as empresas possam ter uma transição ordenada. As etapas são:
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de janeiro de 2018 a janeiro de 2019 — empresas com faturamento anual superior a 78 milhões;
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de julho de 2018 a janeiro de 2019 — empresas privadas restantes, MEI e pessoas físicas que tenham empregados;
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de janeiro de 2019 a julho de 2019 — empresas públicas.
Transparência na relação empregador/empregado
O principal objetivo do eSocial é deixar a relação entre trabalhador e empresa mais transparente e de fácil acesso as informações. Além disso, ele melhorará o controle para os empregadores que não contam com uma equipe de RH interna, evitando que haja um controle inadequado das rotinas trabalhistas.
Quais foram as principais mudanças na rotina do profissional de RH?
Com o eSocial, o processo ficou totalmente moderno e digital, provocando uma grande redução na margem de erro e garantindo mais eficiência no setor de RH. Por mais que a transição seja trabalhosa, o resultado valerá a pena, pois ocorrerá um melhor fluxo nos processos do departamento pessoal.
É indicado que haja uma adoção de um software de gestão, que seja sincronizado com o site do eSocial, controlando a inserção de informações mais rápida e fluida. É claro que isso não é uma obrigação, o processo poderá ser feito diretamente na página do eSocial, mas um programa especializado terá mais ferramentas para auxiliar os profissionais de RH, principalmente na primeira inserção.
Apesar dos transtornos iniciais, a centralização dos dados no eSocial trará uma série de benefícios e otimizações para o setor de RH. Conheça as principais!
Maior controle na inserção de dados
A entrada de dados deverá ser feita de forma muito mais minuciosa, para que não seja colocada nenhuma informação errada. Qualquer erro que possa ser considerado fraude, acarretará em penalização à empresa. Por mais que isso possa parecer burocrático no primeiro momento, é essa cautela que resguardará a empresa de incorrer em problemas fiscais e deixará o funcionário mais seguro sobre a situação dos direitos devidos por parte do empregador.
Simplificação das atividades
Talvez seja o grande ganho em termos burocráticos do eSocial e que também trouxe grandes benefícios para a rotina do RH. Antes, era necessário fazer a entrega de documentos em diferentes órgãos fiscalizadores — INSS, Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho, entre outros. Agora, os profissionais dos departamentos pessoais farão isso de uma única vez.
Otimização dos processos
Os dados precisarão serem introduzidos apenas uma vez e ficarão abertos, podendo ser acessados pelos participantes do sistema graças ao compartilhamento virtual. A racionalização se dará com a eliminação de documentos que antes eram gerados de forma independente, como CAT, Rais, PPP, por exemplo. Sendo assim, o processo se tornará mais otimizado e econômico.
O fato das informações poderem ser acessadas a qualquer momento, facilitará a análise desses dados periódicos e o acompanhamento da evolução de métricas pontuais, trazendo a oportunidade de um a gestão de RH mais otimizada.
Economia de recursos
Em relação a redução de custos, não podemos esquecer da significativa redução na produção de documentos físicos. A adoção obrigatória do eSocial acelerará um processo já previsto, eliminando o gasto excessivo com papéis e tinta. Isso acontecerá porque será possível fazer o resgate dos dados em tempo real diretamente no sistema.
Essa redução na produção de documentos em papel levará também a um ganho de espaço, pois não haverá mais a necessidade de separar um local específico para armazenar uma infinidade de papéis que geralmente são produzidas pelo setor de RH. Vale lembrar que a legislação anterior exigia que os documentos ficassem arquivados por no mínimo 30 anos.
Percebeu como o eSocial contribuirá para a otimização, racionalização e garantias legais para as empresas e trabalhadores? Além disso, teremos uma redução drástica de burocracia em relação a envios de documentos para inúmeros órgãos diferentes.
O objetivo principal da criação dessa ferramenta é evitar problemas fiscais por parte das empresas e assegurar ao trabalhador acesso e transparência, garantindo um respaldo para que ele possa buscar os seus direitos. Para os profissionais de RH, será uma forma de racionar os processos e organizar as suas obrigações legais.
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