Conheça 5 erros mais comuns na conciliação de cartão de crédito

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Já faz alguns anos que o pagamento por cartões só cresce no Brasil, o que tem feito a profissionalização da conciliação de cartão de crédito e de débito se tornar uma urgente necessidade comercial e corporativa. Afinal, até mesmo os ambulantes nas vias públicas oferecem esse conforto. Com a pandemia, a tendência de alta se confirmou: o uso do cartão de crédito cresceu 12% em 2020, sendo que, para a modalidade de débito, o avanço foi de 26%, segundo o Banco Central. Além disso, o país ultrapassa 134 milhões de cartões de crédito e 167 milhões de cartões de débito ativos. Desse modo, pensando nos gestores que planejam melhorar ou iniciar esses processos, preparamos este post com as falhas mais comuns na gestão desses recebíveis. Quer saber como fugir desses equívocos? Então, continue a leitura!

O que é a conciliação de cartões de crédito e de débito?

A conciliação de cartão de crédito e de débito é um mecanismo de verificação e de comparação de dados. Assim, os valores recebidos são confrontados com as vendas efetuadas, com as taxas de cobrança das operadoras e com o montante que, de fato, entrou no caixa. Com esse recurso, o gestor recebe dados sobre quantias de repasses, custos com as empresas de cartão, despesas com uma eventual locação da máquina e demais informações de natureza semelhante.

Qual é a importância desse procedimento?

Bom, já não é segredo para ninguém que o pagamento no cartão avança a cada dia. Diante desse fato, é preciso implementar ferramentas de controle para a proteção financeira da empresa. Assim, do mesmo jeito que existe um planejamento estratégico nas vendas, na logística e no ritmo de produção, é preciso estruturar um consistente mapeamento dos processos que vão sustentar os seus métodos de averiguação de cartões. Assim, o estabelecimento poderá colher todos os benefícios desse tipo de investimento, tais como:
  • a percepção imediata das cobranças indevidas;
  • a prevenção de fraudes;
  • o fortalecimento dos sistemas de controle;
  • a aderência às exigências fiscais.

Quais são os 5 erros mais comuns na conciliação de cartão de crédito?

Como já adiantamos, a conciliação é um método que entrega profissionalismo para a gestão de recebíveis em cartões. Quando realizada da maneira certa, essa medida reduz gastos e aumenta a velocidade dos processos contábeis. Contudo, mediante certas falhas, o investimento pode não surtir o desempenho esperado. Por esse motivo, é muito importante haver o apoio de empresas de tecnologia com expertise no tema. No entanto, quais são os 5 principais erros na conciliação de cartão de crédito e de débito? É o que você conferirá a seguir!

1. Não resolver os gargalos da gestão financeira

Primeiramente, é preciso que a empresa faça uma autoanálise sobre a sua situação atual em termos de gestão financeira. Afinal, quando a companhia tem gargalos muito estreitos nesse quesito, é bem provável que haja problemas na hora de obter os bons efeitos da conciliação. Por exemplo: essas verificações dependem dos dados que vêm do sistema de vendas e do controle do caixa. Desse modo, erros recorrentes na captação de informação na ponta vão desestabilizar a conciliação pelo excesso de volume das falhas. Nesse caso, há também tendências de problemas na conciliação bancária, na apuração de impostos, nos balanços e nos demonstrativos e até mesmo na performance do negócio. Portanto, seria ingenuidade acreditar que o mesmo não fosse acontecer com a conciliação. Em outras palavras, a gestão financeira deve estar alinhada.

2. Trabalhar com operações manuais

Mais um erro bastante frequente na conciliação de cartão de crédito e de débito é insistir em operações manuais. Devido ao grande volume das vendas online e do aumento das compras com cartões, passou a ser muito arriscado monitorar esse tipo de pagamento sem a ajuda de tecnologia. Além disso, existem, no mercado, diversas soluções de TI para sanar as atuais necessidades. Por exemplo: com um conciliador automático, a empresa monitora de perto tudo que acontece com todas as operadoras e bandeiras em uma única interface. Assim, em poucos cliques, é possível saber a estimativa de recebíveis, já descontadas as taxas das empresas de cartões.

3. Deixar de conferir a cobrança de taxas em cada transação

Embora possa parecer óbvio em um primeiro momento, nem todas as empresas conferem as cobranças de taxas dos cartões como deveriam. Na realidade, dependendo do valor da venda e da quantidade de vezes que cobranças a mais ocorrem, o prejuízo pode ser bem sério. Ou seja, a empresa pode perder milhões a “conta-gotas” se houver uma cobrança indevida que se repete em várias transações. Diante disso, a conciliação deve ser pensada de modo que abarque as rotinas de averiguação de taxas.

4. Operar sem filtros de pesquisa e armazenamento adequados

Os dados devem ficar armazenados em softwares robustos e protegidos. Além disso, eles precisam ser passíveis de rastreamento rápido e fácil. Por esse motivo, algumas informações, como vendas registradas pelas operadoras, pelo seu sistema empresarial e pelos valores que entram nas contas, devem estar sob constante vigilância.

5. Negligenciar os chargebacks

O chargeback — quando o cliente contesta a aquisição do produto junto à empresa do cartão —, é uma grande pedra no sapato das organizações e de varejistas, principalmente em relação às transações do comércio eletrônico. Afinal de contas, quando um golpe acontece no desenrolar da venda, é o lojista quem assume o ônus. Por esse motivo, a conciliação de cartão de crédito e de débito depende de ações diretas para combater esse problema, especialmente nos recursos preventivos.

Como a tecnologia ajuda na conciliação de cartão de crédito e de débito?

O trabalho de conciliação de cartões é amplamente potencializado com o suporte tecnológico, a começar pela velocidade. Assim, balanços que levavam horas e até mesmo dias para ficarem prontos passam a ser concluídos em poucos minutos. Além disso, com a informatização, praticamente são eliminadas as inconsistências de dados. Veja, a seguir, algumas das vantagens do auxílio da informática nesses procedimentos:
  • controle pleno — operações de diversas origens são vigiadas em tempo real de forma integrada;
  • aderência a outros sistemas — atualmente, os melhores conciliadores automáticos se interligam aos sistemas das empresas de cartões e de serviços focados em conciliações;
  • obediência às leis locais — há boas soluções que atendem às demandas fiscais e tributárias, inclusive de legislações específicas, como no âmbito de municípios;
  • atualizações frequentes — os softwares especializados em conciliação de cartões são constantemente atualizados. Assim, além de correção de erros, os programas recebem novas funcionalidades de tempos em tempos. Ademais, é viável firmar contratos que incluam o serviço de suporte remoto com um atendimento recorrente.
Portanto, a conciliação de cartão de crédito e de débito é um processo que deve ser incorporado e executado com profissionalismo. Afinal, esse procedimento reduz custos, evita cobranças equivocadas e ainda dá uma previsibilidade real para os seus recebíveis. Assim, a empresa ganha conexões internas e externas, fluidez e inteligência de negócios nesses meios de pagamentos. Quer saber mais? Então, leia também o nosso post que conta quais são os benefícios da Conciliação de Cartões de Crédito Protheus!

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