A escolha de um ERP é determinante para o sucesso das estratégias de tecnologia da informação dentro de qualquer negócio. Afinal, grande parte dos processos passará por essa ferramenta e ela precisa ser completa e atender todas as suas necessidades. Nesse sentido, os módulos do Protheus se destacam devido à riqueza de funcionalidades e a ampla possibilidade de personalização.
Com isso, você terá uma ferramenta que realmente soluciona os seus problemas corporativos, em vez de trazer mais desafios. Quer conhecer melhor o ERP da TOTVS? Então, acompanhe este post incrível que fizemos para você!
Quais os módulos do Protheus?
O Protheus é o ERP mais completo do mercado atualmente. Por essa razão, conta com inúmeros módulos para resolver os desafios dos mais diversos setores do comércio e da indústria.
Compras
Esse é o módulo do ERP para a ponta inicial da cadeia de suprimentos. Com ele, você tem uma ferramenta completa para a gestão de compras do seu negócio. Suas funcionalidades incluem:
- pedidos de compra;
- análise de cotações;
- emissão automatizada de notas fiscais de entrada;
- aprovação de compras;
- programação de pedidos;
- cadastro de fornecedores etc.
Além disso, ele também se integra perfeitamente a outros sistemas utilizados comummente, como os de gestão de fretes e de comunicação corporativa.
Controle de estoque e de custos
Esse módulo é imprescindível para qualquer empresa que negocia mercadorias ou apresenta uma necessidade grande de armazenamento de insumos. Ele permite que se faça o gerenciamento completo das movimentações dentro do inventário com ações, como:
- consulta e rastreio de itens;
- notificações sobre níveis críticos de determinado insumo;
- análise preditiva do estoque, entre outros,
As funcionalidades mais simples geralmente são necessárias em qualquer tipo de negócio, enquanto as mais avançadas devem ser sempre implementadas quando o seu negócio lida com grandes estoques de matérias-primas ou produtos, como no atacado e nas indústricas.
Faturamento
Esse módulo envolve muitas as funções relacionadas com os pagamentos dos produtos por seus clientes. Portanto, é essencial para todo e qualquer negócio. Entre as principais funcionalidades, estão:
- emissão de notas fiscais de saída e de todos os arquivos necessários para seu registro na escrituração fiscal;
- lançamento e controle do faturamento transação a transação em tempo real;
- indicadores de receita e de lucratividade;
- análises e relatórios gerenciais etc;
Desse modo, você terá uma visibilidade total de todo o dinheiro que entra por meio das vendas.
Financeiro
O financeiro é um dos setores mais importantes dentro de uma empresa, pois mantém sua operacionalidade diária de forma sustentável. Desse modo, praticamente todas as transações têm de passar pelo crivo desse módulo, como:
- fluxo de caixa;
- gerenciamento de contas bancárias;
- gestão de contas a pagar e a receber;
- controle de aplicações e investimentos;
- tesouraria;
- elaboração de relatórios financeiros para todos os níveis do negócio;
- gerenciamento de empréstimos e financiamentos;
- consolidação de dados para indicadores, planilhas e relatórios;
- emissão de ordens de pagamento etc.
Portanto, quando se adota uma solução de automação no financeiro,sua empresa ganha como um todo em termos de eficiência e produtividade.
Fiscal e contábil
Todo empresário sabe que a parte mais chata, burocrática e complexa da gestão corporativa é a conformidade fiscal. No Brasil, há centenas de regras a esse respeito, como:
- diversas faixas de alíquota para o pagamento de imposto;
- muitas obrigações acessórias de escrituração e armazenamento de documentos;
- diferentes modalidades de contribuição de acordo com o lucro presumido, real ou arbitrado;
- folha de pagamento com diversos tributos, taxas e dados, entre outros.
Ao contrário da maioria dos sistemas disponíveis no mercado, o Protheus é adaptado a nossa legislação. Então, sua equipe não precisará gastar tempo para personalizar e configurar o módulo de acordo com as nossas normas. Tudo já vem praticamente pronto para uso.
Então, você poderá contar com ferramentas interessantíssimas, como:
- cálculo de tributos;
- geração de demonstrativos;
- escrituração fiscal automatizada de acordo com as regras do Simples Nacional ou do Bloco K;
- cálculos trabalhistas de admissão e demissão de colaboradores, entre outros.
Com o Protheus, você garante a conformidade integral as responsabilidades fiscais da sua empresa com a automação. Então, poderá poupar bastante dinheiro em relação a multas e mão de obra especializada.
Planejamento e controle da produção
Voltado especialmente para as atividades de manufatura, esse módulo oferece todas as funções essenciais para que você tenha um visibilidade, ponta a ponta, da sua cadeia produtiva. Com isso, você conquista muito mais eficiência e poderá responder às demandas dos seus clientes rapidamente. Nesse sentido, será possível registrar todas as tarefas, processos e fluxos de trabalho dentro da empresa e monitorá-los constantemente com métricas e indicadores.
Recursos humanos
Esse módulo será capaz de impressionar qualquer gestor de RH devido a suas funcionalidades completas e ambiciosas. Afinal, ele vai muito além das tarefas de administração de pessoal, como:
- emissão de folha de pagamento;
- controle das ações de segurança e medicina do trabalho;
- ponto eletrônico;
- controle de escala de horários;
- banco de horas;
- gerenciamento de turnos;
- acompanhamento de processos da Justiça do Trabalho;
- cálculo de taxas rescisórias etc.
Além de ajudar com a burocracia, ele fornece ferramentas para que você primore constantemente seu pessoal. Por exemplo, a gestão do aprendizado permite controlar todas as ações de capacitação e treinamento feitas para cada funcionários. Assim, o gestor pode saber quais são as habilidades e competências de cada um deles.
No submódulo de gestão de carreira, é possível verificar o desempenho de cada colaborador para definir benefícios e decidir a respeito de promoções. Por fim, não podemos deixar de falar sobre a área de recrutamento, na qual você poderá definir o número de vagas abertas, os requisitos, as etapas do processo seletivos, os testes a serem realizados, entre outros critérios.Também, poderá criar um portal do candidato para que todas as informações sejam disponibilizadas rapidamente.
Gestão de projetos
Os projetos demandam um monitoramento contínuo para que cumpram todos os requisitos do escopo desejado pelo cliente. Quando os deixamos soltos, há um risco muito grande de insatisfação. Nesse sentido, os módulos de gestão trazem ferramentas para evitar os maiores e mais comuns problemas nesses momentos, como:
- criação de planos estratégicos completos com objetivos e metas;
- delegação de tarefas com checklists;
- relação de prazos e custos durante a execução;
- controle de especificações, como materiais e técnicas;
- armazenamento de documentos;
- planilhas de orçamento e de prazos;
- painel com as principais métricas e indicadores de desempenho;
- análises de tendências com base no ritmo de execução etc.
Além disso, o ERP é totalmente integrável com o MS Project – uma das principais ferramentas de projetos da atualidade.
Relacionamento com o cliente
Essa parte do sistema permite que você execute ações contínuas para atrair novos clientes e fidelizar os mais antigos. Para isso, o primeiro passo é contar com um atendimento impecável. O Protheus o ajuda a conquistar esse objetivo por meio do módulo de gestão do seu call center. Com ele, você pode criar um banco de dados unificados, criar atendentes virtuais, fazer o gerenciamento automático de chamadas, gerar relatórios e históricos de chamadas, entre outros.
O sistema também conta com ferramentas para a gestão de outros canais, como redes sociais, SMS, chats e e-mail. Então, sua empresa pode elevar o atendimento para outro nível com uma estratégia de omnichannel.
Além disso, pode-se também fazer o gerenciamento de diversas ações de marketing durante todas as etapas de pré-vendas, vendas e pós-vendas. Por exemplo, com a automação do e-mail marketing, é possível enviar disparos altamente personalizados para os dores e o perfil de cada cliente.
Gestão de serviços
Hoje em dia, praticamente todas as empresas terceirizam alguma das suas atividades, como limpeza, manutenção de equipamentos, segurança patrimonial etc. O gerenciamento de cada uma delas permite a otimização do custo-benefício desses serviços. Por exemplo, você pode controlar o Retorno sobre o Investimento (ROI) a fim de perceber se é melhor manter uma equipe interna ou continuar com as externas.
Além disso, o controle de ações periódicas também pode fazer toda a diferença. Máquinas e equipamentos necessitam de manutenções preventivas constantes. Com isso, é possível prolongar a vida útil e evitar paradas por problemas mecânicos. O ERP ajuda o gestor a visualizar quais ações já foram feitas e quais estão pendentes, além de programar lembretes para que nenhuma delas seja negligenciada.
Gestão de contratos
Os contratos fazem parte do dia a dia corporativo. Eles são criados nas vendas para clientes, nas aquisições com fornecedores, nas parcerias de serviços etc. Então, é muito provável que você tenha de gerenciar dezenas desses documentos todos os meses. Para tomar as melhores decisões, a visualização rápida de seus conteúdos é um auxílio significativo.
Com o módulo de gestão de contratos, pode-se organizá-los de acordo com:
- valor;
- cliente;
- fornecedor;
- objeto;
- tipo etc.
Além disso, você pode controlar todas as alterações e rescisões feitas durante o curso do contrato. Por exemplo, ao clicar em um documento, poderá conferir um histórico com o conteúdo e as datas de todas as modificações.
Quais os principais benefícios de utilizá-lo?
Redução de custos
Uma das maiores fontes de desperdícios de recursos em TI é a utilização de diversos sistemas em vez de unificá-los em um único. Com isso, seus colaboradores precisam ser treinados em cada um individualmente, será preciso gerir diversas mensalidades e a falta de integração reduz a funcionalidade deles.
Quando você adquire um ERP, você centraliza todos esses custos em uma única ferramenta. Assim, é possível ganhar uma margem de negociação maior com o fornecedor, visto que ele terá um projeto maior e mais lucrativo em suas mãos. Então, alguns descontos e condições especiais podem ser conquistadas.
Além disso, como será uma única ferramenta, o processo de treinamento e de implementação será único. Consequentemente, será mais barato.
Relatórios e planejamentos completos
O Protheus vem com os melhores KPIs, indicadores e métricas de gestão desenvolvidos no mercado. Eles são calculados automaticamente – e em tempo real – a partir dos dados inseridos nos outros módulos. Ou seja, isso evita a duplicidade de esforços, pois não é necessário inserir um dado em um sistema e, depois, transcrevê-lo para a ferramenta de cálculo do KPI.
Ademais, a ferramenta também permite organizar os números em tabelas e gráficos compreensíveis. A partir disso, o gestor pode preparar apresentações incríveis para mostrar os resultados para os executivos, sócios e clientes.
Ele também não corre o risco de mostrar informações obsoletas. Quando você baixar os relatórios, eles estarão atualizados de acordo com os parâmetros mais recentes.
Processos de tomada de decisão aprimorados
O sucesso da tomada de decisão é ter a informação certa na hora certa. O Protheus traz muito mais prontidão para esses processos. Frequentemente, o gestor se vê em situações cuja ação precisa ser executada em poucos minutos.
Então, ter um sistema lento para gerar informações estratégicas pode comprometer as diversas oportunidades que surgem rapidamente. Com o ERP da TOTVS instalado em uma boa infraestrutura, relatórios completos serão criados em segundos.
Quais os diferenciais competitivos o sistema proporciona?
Adaptado à legislação brasileira
A Protheus é um produto feito por uma empresa brasileira para as necessidades do nosso mercado. Portanto, oferece um compliance total com a nossa legislação – talvez, esse seja um dos maiores diferenciais competitivos em relação aos ERPs da concorrência. A maioria dos fornecedores de sistemas de gestão brasileiro são importados dos Estados Unidos e da União Europeia.Consequentemente, são somente traduzidos ou adaptados para o português brasileiro.
Todo o trabalho de personalização para a nossa realidade deverá ser feito por empresas brasileiras de personalização – o que torna o processo muito mais caro e complexo. No entanto, os benefícios não são apenas fiscais, como explicamos anteriormente.
Além deles, o ERP virá configurado para o calendário nacional, com todos os feriados. Assim, não há risco de um colaborador agendar uma ação quando a empresa estiver fechada. Também, a contagem de prazos é adaptada para os dois sistemas legais de contagem, com prazos em dias úteis do Código de Processo Civil e em dias corridos dos demais tipos de procedimentos.
Escalabilidade
A expectativa de toda empresa é crescer continuamente e expandir suas operações. Então, um grande receio dos compradores é o ERP não oferecer a escalabilidade necessária para que todos os processos continuem fluídos
Além disso, o sistema precisa ter um processo de implementação rápido a fim de não impedir a operacionalidade cotidiana. Caso contrário, os dias perdidos de trabalho podem representar um prejuízo muito maior do que os possíveis ganhos com o ERP.
Ainda nesse sentido, uma medida imprescindível é contratar uma consultoria de software competente. Eles vão elaborar um plano de implementação em etapas que permitirá uma grande disponibilidade mesmo durante os momentos mais críticos.
Por exemplo, eles podem programar a instalação em máquinas de setores menos importantes para o funcionamento diário. Depois disso, migram-se essas operações prioritárias para computadores já atualizados.
Versatilidade para todos os setores
O Protheus foi criado para trazer soluções a todos os ramos do comércio e da indústria, desde uma microempresa de contabilidade até construtoras multinacionais. Seus módulos são perfeitamente adaptáveis a todos os modelos de negócio de forma que não precisa ficar procurando sistemas específicos para cada um de seus setores mais específicos.
Além de contar com ferramentas potentes próprias, o Protheus também permite o desenvolvimento de soluções personalizadas dentro da plataforma. Para isso, você deve buscar um fornecedor autorizado da plataforma e explicar as funcionalidades necessárias. Desse modo, ele poderá criá-la e integrá-la totalmente ao ERP. Tudo isso com o suporte integral da TOTVS.
Todavia, se você já tem sistemas legados aos quais seus processos e colaboradores já estão totalmente adaptados, será também possível fazer a integração nativa dentro do Protheus. Assim, o software poderá ser rodado dentro do ERP como se fosse um módulo qualquer. Seus funcionários não precisarão abrir diversas janelas para trabalhar, e as informações serão compartilhadas em tempo real.
Personalização completa e ágil
Um dos principais problemas relatados por clientes de ERP é que os sistemas vem com dezenas de ferramentas que nunca são utilizadas. Assim, eles têm a sensação de que pagaram muito para usar pouco. Além disso, perde-se muita produtividade em meio a tantas transições de abas e busca pelas ferramentas certas.
Para corrigir esse problema, é imprescindível personalizar a plataforma. O Protheus é um dos poucos ERPs que permitem essa tarefa de forma simples e ágil. Na maioria dos sistemas do mercado, será preciso um desenvolvedor experiente trabalhar diretamente no código para fazer inclusões e exclusões.
No Protheus, tudo é feito dentro do próprio sistema sem a necessidade de programação avançada. Para isso, basta que você contrate um fornecedor de ERP experiente em ferramentas da TOTVS. Ele vai ouvir todos os requisitos que você precisa e poderá sugerir as melhores personalizações para sua empresa.
Outra grande vantagem é a possibilidade de personalizar desde o backoffice até as ferramentas mais cotidianas.Desse modo, o sistema flui com facilidade e apresenta uma usabilidade incrível. Com o fornecedor certo, você poderá incluir diversos processos estruturados que vão guiar adequadamente seus fluxos de trabalho, evitando erros, duplicidades e omissões.
Custo-benefício
Fora das soluções da TOTVS, provavelmente um sistema com essas características provavelmente seria muito caro para sua empresa. Isso é especialmente verdade para os softwares internacionais, os quais precisam pagar algumas impostos extras aqui no Brasil. No entanto, a maior economia não vem desse ponto.
Como as personalizações e integrações no Protheus são bem mais simples de desenvolver, o seu projeto final ficará muito mais em conta. Será possível customizar completamente sem gastar uma fortuna para isso.
Atualizações frequentes
À medida que novas tecnologias e processos vão surgindo, o ERP precisa incorporá-los sob o risco de se tornar obsoletos. A TOTVS está sempre de olho no mercado a fim de incluir todas as tendências mais relevantes no Protheus. Por essa razão,ele está há quase uma década na liderança entre os softwares de gestão no Brasil.
Além disso, diante de qualquer bug ou erro, a correção será rápida e efetiva. O time da TOTVS está trabalhando 24 horas por dia para otimizar todos os módulos. Ou seja, você pode ter certeza de que o sistema estará sempre disponível para suas operações.
Segurança dos dados
Por fim, não podemos deixar de falar de um dos requisitos mais importantes de um ERP, a segurança das informações. Esses sistemas armazenam as informações estratégias de uma empresa, como números da gestão, dados pessoais de clientes, listas de contato etc. Se elas caem nas mãos dos seus concorrentes, há um grande risco de seu negócio perder o posicionamento no mercado.
Hoje em dia, a inteligência corporativa (business intelligence) é um dos principais ativos de uma empresa. A partir da análise de dados internos e externos, torna-se possível compreender melhor as tendências de vendas, fazer análises preditivas e elaborar estratégias personalizadas de conversão de clientes.
Quem tem os dados certos tem muito mais chances de se destacar. Entretanto obtê-los não é uma tarefa fácil e é preciso investir pesadamente nisso. Com um sistema inseguro, você está entregando tudo “de bandeja” para os concorrentes.
Ademais, em agosto de 2020, entra em vigor a Lei Geral de Proteção dos Dados – a LGPD. Essa lei exige que as empresas adotem ferramentas para a anonimização das informações pessoais das pessoas físicas. Senão, elas estarão sujeitos a penalidades muito severas – que podem chegar a multas com base no faturamento do negócio e a suspensão das atividades.
O Protheus é blindado por várias camadas de proteção com diferentes tecnologias, como:
- firewalls, que impedem que os vírus acessem os dados por meio de conexões de Internet;
- criptografia, o qual transforma as informações em fórmulas matemáticas complexas que somente podem ser decifradas pelos proprietários de uma chave de decodificação;
- anti-vírus, os quais detectam as ações da ameaça e bloqueiam os acessos indevidos;
- ferramentas de restrição de acesso, em que é possível individualizar o acesso a cada módulo a apenas alguns funcionários.
A TOTVS é uma empresa multinacional com um orçamento milionário, a qual pode investir constantemente no aprimoramento dessas medidas.
Portanto, com os módulos Protheus, todos os setores do seu negócio conquistarão muito mais agilidade e eficiência. A automatização de diversas tarefas permiterá que os recursos humanos sejam direcionados para atividades mais desafiadoras, nas quais a criatividade humana faz toda a diferença. Ademais, os gestores terão as melhores e mais atualizadas informações para tomar as melhores decisões.
Então, ficou com alguma dúvida? Quer compartilhar alguma experiência com o ERP da TOTVS? Então, não deixe de comentar aqui no nosso post!
